GeoAS Friedhof arbeitet mit einem zweistufigen Archivierungskonzept:

Aktueller Bestand > Archiv > Dauerarchiv

Aktuelle Bestattungen werden im Bestand verwaltet. Wird ein Grab, bei dem die Nutzungs- und Ruhezeiten abgelaufen sind aufgelassen muss es von Ihnen über die Grabkarteikarte in das Archiv verschoben werden. Mit der Archivierung wird das Grab für eine neue Belegung frei gegeben. In dem archivierten Grab können, bis auf die Funktion Neue Bestattung, alle Funktionen zur Grabverwaltung (Schriftverkehr etc ...) ausgeführt werden.

Wichtig: Es kann nur ein komplettes Grab mit allen Bestattungen, Nutzungsberechtigten und anderen Eintragungen archiviert werden. Die Archivierung von Einzelbestattungen wird unten erläutert.

Ein archiviertes Grab erkennen Sie an dem Eintrag (Archiv) in der Grabnummer:

Haben Sie ein Grab aus dem aktuellen Bestand geöffnet, welches bereits mit dem Vorbesitzer archiviert wurde werden in der Grabkarteikarte im unteren Listenfeld die archivierten Bestattungen angezeigt. Mit einem Doppelklick auf den Eintrag können Sie sich die Informationen zu den archivierten Bestattungen anzeigen lassen. Wichtig: Die archivierten Bestattungen haben außer der Grabnummer keine Verbindung zu den Eintragungen im aktuellen Bestand. Die archivierten Bestattungen werden Ihnen nur zur schnellen Information angeboten.

Wollen Sie alle Angaben über das archivierte Grab wissen oder müssen Sie z.B. noch Schriftverkehr abwickeln öffnen Sie das Archivierte Grab über die Funktion Suchen > Grabstätte. In dem Dialog geben Sie die Grabstätte an und setzen nur das Attribut Suchen im Archiv. In der Grabkarteikarte haben Sie dann vollen Zugriff auf alle Informationen zu dem archivierten Grab. Zur Sicherheit können Sie erst Änderungen an den Daten vornehmen, wenn Sie mit dem Befehl Bearbeiten die Grabkarteikarte für Änderungen freigeben.

Um die neue Belegung wieder archivieren zu können muss zuerst der Archivbestand in das Dauerarchiv überführt werden. Bei den durchschnittlichen Belegungszeiten auf einem Friedhof dürfte dieser Vorgang erst nach ca. 30 Jahren anstehen.

Im Dauerarchiv werden alle Informationen zum Grab, zu den Bestattungsfällen und zu den Nutzungsberechtigten gespeichert. Nicht gespeichert wird der von Ihnen durchgeführte Schriftverkehr. Die Dokumente müssen Sie, sofern von Ihnen gewünscht, vor der Überführung in das Dauerarchiv auf dem Drucker ausgeben. Die Karteikarte zum Dauerarchiv können Sie über die Funktionen Suchen > Grabstätte, Suchen > Bestattung und Suchen > Nutzungsberechtigte öffnen. Im Dialog setzen Sie das Attribut Suchen im Dauerarchiv.

Archivierung von einzelnen Bestattungen:

Die Archivierung von Bestattungen kann nur durchgeführt werden, wenn für den Grabtyp des Grabes in der Konfiguration entsprechende Archivierungsbestattungen (z. B. Alte Bestattung 1 oder Archivbestattung 1, Archivbestattung 2) vorgesehen werden. Eine Archivierung von Einzelbestattungen sollte nur dann von Ihnen vorgenommen werden, wenn das Grab quasi im Familienbesitz bleibt und die Ruhezeit dieser Bestattung abgelaufen ist, so dass der Grabplatz von einer neuen Bestattung belegt werden kann. Damit der neuen Bestattung die richtige Bestattungsart zugewiesen werden kann (z.B. Erdbestattung links) muss zuerst bei der noch vorhandenen Bestattung die Bestattungsart geändert werden. Diesen Vorgang führen Sie über den Menüpunkt Friedhof – Extras – Bestattungsart ändern aus.

Beispiel:

Die Ruhezeit der Bestattung Franz Müller (Erdbestattung links) ist abgelaufen, die Familie will das Grab behalten und auf der Grabstelle von Franz Müller soll Evi Müller bestattet werden.

1.Markieren Sie das Grab im Kartenfenster.

2.Über die Funktion Extras > Bestattungsart ändern im Menü Friedhof ändern Sie die Bestattungsart von Franz Müller von Erdbestattung links in Archivbestattung 1 ab. Dadurch wird die Erdbestattung links wieder zur Belegung frei.

3.Bestattung von Evi Müller als Neue Bestattung mit der Bestattungsart Erdbestattung links verbuchen.